Verlaag uw DSO-ratio

In veel organisaties staat de Days Sales Outstanding (DSO)-ratio onder druk. Dit is met name het geval bij bedrijven die hun klanten maandelijks factureren. Hogere vaste lasten en het gemak van online aankopen laten het risico op het ontwikkelen van schulden toenemen. Dit is de reden waarom het belangrijk is om potentiële betalingsproblemen te identificeren en in een vroeg stadium passend te reageren.

In de bedrijfsomgeving van vandaag de dag is het niet genoeg om alleen op te treden wanneer de uiterste betaaldatum is verstreken, en alleen niet-gedifferentieerde herinneringen uit te sturen. Het doelgerichter maken van het incassoproces vermindert het risico van klanten die in achterstanden vervallen, daarnaast wordt hun beleving van het incassoproces verbeterd. Als gevolg daarvan zal ook de DSO-ratio dalen. Tegelijkertijd houdt een preventieve aanpak een goede relatie met klanten in stand, wat op zijn beurt de reputatie van de credit manager op positieve wijze beïnvloedt.

Krijg een volledig klantoverzicht
Preventief beheer vereist een data-gestuurde benadering. De afdelingen Sales, Marketing en Finance hebben een overvloed aan informatie over klanten, zoals hun historische betalingspatronen, bestedingsgedrag en andere karakteristieken verkregen door gegevensverzameling. Wanneer de credit manager deze informatie combineert komt een compleet en duidelijker beeld van klanten (groepen) naar voren, waardoor een gepaste reactie voor iedere klant op een individueel niveau vergemakkelijkt wordt. Het is echter belangrijk om klantgedrag voortdurend te volgen aangezien het waarschijnlijk met de tijd verandert.

Preventief beheer in twee stappen
Analyseer alle beschikbare klantgegevens:
De eerste stap in preventief beheer is het analyseren van klantgegevens om te bepalen welke factoren belangrijk zijn voor de DSO.

Beheer alle beschikbare klantgegevens:

Na stap 1 moet u uw klantgegevens beheren om duurzame incassoprocessen voor de individuele klant op te zetten om het maximale resultaat te behalen.

Klantprofilering
Lindorff heeft een benadering die een klant niet alleen als debiteur herkent, maar ook als een persoon met betalingsproblemen.Het betekent dat we hen niet louter als een groep wanbetalers zien die herhaaldelijke brieven en telefoontjes negeren, maar als een groep individuen die we kunnen helpen bij het onder controle krijgen van hun schulden. Deze benadering is al succesvol gebleken en heeft de operationele kosten doen afnemen terwijl de prestaties zijn gestegen.

Het systeem deelt klanten in vijf hoofdgroepen in:

1) Klanten waarvoor informatie beschikbaar is;
2) Klanten waarvoor geen informatie beschikbaar is;
3) Klanten die willen en kunnen betalen;
4) Klanten die niet kunnen betalen;
5) Klanten die niet betalen.

Gepersonaliseerde informatie
Het is belangrijk om klanten op het juiste moment met de juiste boodschap te bereiken. Vandaag de dag hebben we een groot aantal kanalen waarmee we ze kunnen bereiken. De vraag is, welk kanaal is het juiste voor welke klant? Het identificeren van klantvoorkeuren met betrekking tot communicatiekanalen is een belangrijke taak voor iedere credit manager, aangezien het de klant beter dient en het risico van wanbetaling reduceert.

Pas op met sociale media
Sociale media, waar mensen elkaars belevenissen delen en daarop reageren –inclusief positieve of negatieve ervaringen met betrekking tot het afwikkelen van betalingsproblemen – hebben een enorme impact gehad op klantrelaties gedurende het afgelopen decennium.
Het is van belang om dit in overweging te nemen bij het communiceren met klanten en er aan te denken dat credit management en reputatiemanagement hand in hand gaan.